Politica de Confidențialitate
Cum colectăm, folosim și protejăm datele tale
Ultima actualizare: 13 AUGUST 2026
Transcom Danmar SRL operează aplicația mobilă Guard Fleet și platforma web asociată, folosite de angajații și colaboratorii companiei pentru managementul flotei auto. Această pagină descrie ce date colectăm, cum le folosim, cine le procesează, cât timp le păstrăm și ce drepturi ai — inclusiv cum îți ștergi contul.
Date pe care le colectăm
- Date de identificare și cont: nume și prenume, adresă de email, număr de telefon, rol în companie, fotografie de profil (opțională)
- Date de conectare și dispozitiv: token-uri de autentificare, informații despre dispozitiv, token-uri pentru notificări push, adresa IP și locația aproximativă derivată din aceasta (oraș/țară), la conectare
- Locație precisă (GPS): poziția telefonului, colectată doar cât timp aplicația este deschisă și în uz — pentru harta live, calcule de rută și găsirea parcărilor. Aplicația nu colectează locația în fundal. Poziția vehiculelor provine separat, de la sistemele GPS montate pe vehicule.
- Conținut creat de tine: fotografii atașate (bonuri de combustibil, checklist-uri, recenzii, documente scanate), foi de parcurs, alimentări, activități, mesaje și fișiere trimise Asistentului AI
- Jurnale de activitate: evenimente de conectare/deconectare și acțiuni efectuate în aplicație — pentru securitate, diagnoză tehnică și evidență internă
- Ședințe video: audio/video procesate în timp real pe serverele proprii ale companiei; o ședință poate fi înregistrată doar cu notificare afișată la intrare
Cum folosim datele
- Afișarea pozițiilor pe hartă în timp real, pentru coordonarea flotei
- Alerte de temperatură, alerte de siguranță și butonul de panică (SOS)
- Gestionarea rutelor, parcărilor, foilor de parcurs și alimentărilor
- Comunicare internă: notificări, ședințe video, mesaje operaționale
- Funcționarea Asistentului AI (vezi secțiunea 3)
- Securitate, prevenirea fraudei și diagnoza problemelor tehnice
- Îmbunătățirea serviciilor și a experienței de utilizare
Asistentul AI și furnizorii de inteligență artificială
Aplicația include un asistent AI opțional, disponibil conturilor cu acces activat. Când îl folosești:
- Mesajele tale, textul dictat și fișierele/fotografiile atașate în conversație, împreună cu numele și rolul tău și cu datele operaționale necesare răspunsului (de ex. poziții, program, date despre flotă), sunt trimise spre procesare către Anthropic PBC (furnizorul modelului Claude, procesare în SUA). Conform condițiilor API Anthropic, datele transmise nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor.
- Redarea vocală a răspunsurilor folosește un serviciu de sinteză vocală operat de Microsoft (textul răspunsului este transmis pentru generarea audio).
- Generarea de imagini, când este folosită, transmite descrierea imaginii către un furnizor extern de generare.
- Conversațiile sunt stocate pe serverele companiei, asociate contului tău, și pot fi consultate de administratorii autorizați; ele pot fi analizate intern pentru rapoarte privind utilizarea și calitatea serviciului.
Recomandare: nu introduce în conversațiile cu Asistentul AI date personale sensibile care nu sunt necesare scopului de lucru.
Cu cine partajăm datele
Nu vindem și nu închiriem datele tale personale. Ele sunt transmise doar către următoarele categorii de destinatari, strict pentru funcționarea aplicației:
- Furnizori AI — Anthropic (asistentul AI), Microsoft (sinteză vocală), furnizorul de generare de imagini — vezi secțiunea 3
- Servicii de hărți și rutare — pentru calculul rutelor, distanțelor și adreselor, coordonatele GPS relevante sunt transmise unor servicii din ecosistemul OpenStreetMap (OSRM, Photon, Valhalla, Nominatim) și furnizorului de hărți CARTO
- Google Firebase (FCM) — token-urile push, pentru livrarea notificărilor pe Android/iOS
- Găzduire — serverele aplicației sunt găzduite la Hetzner, în Uniunea Europeană
- Discord — notificări operaționale pe serverul intern al companiei (pot include nume și linkuri de hartă cu poziții)
- Autorități publice — doar când legea ne obligă
Apelurile și ședințele video nu sunt transmise către terți — sunt procesate integral pe serverele proprii ale companiei.
Locația, în detaliu
- Când: locația precisă a telefonului este colectată doar cât timp aplicația este deschisă și în uz. Aplicația nu colectează locația în fundal și nu urmărește telefonul când aplicația este închisă.
- De ce: afișarea poziției tale pe hartă pentru colegi și dispeceri, calcule de rută și distanțe, găsirea parcărilor din apropiere.
- Cine o vede: utilizatorii autentificați ai companiei, în funcție de rol (de ex. dispecerii, pe harta live).
- Vehiculele: poziția camioanelor provine de la sisteme GPS dedicate montate pe vehicule, independent de telefonul tău.
- IP: la conectare, reținem adresa IP și locația aproximativă derivată (oraș/țară), pentru securitatea contului și jurnalele de acces.
Cât timp păstrăm datele
- Cât timp contul este activ: datele de cont și înregistrările operaționale (foi de parcurs, alimentări, jurnale, conversații AI) se păstrează pentru funcționarea aplicației și evidența internă a companiei.
- La ștergerea contului: datele de identificare sunt anonimizate imediat (vezi Ștergerea contului).
- Ștergere suplimentară la cerere: pentru eliminarea conținutului rămas asociat fostului cont (de ex. fotografii încărcate, istoricul conversațiilor AI), scrie-ne la adresa din secțiunea Contact — răspundem în cel mult 30 de zile.
Securitatea datelor
- Criptare în tranzit: toate comunicațiile folosesc HTTPS/TLS
- Autentificare: token-uri securizate, cu sesiuni gestionate per dispozitiv
- Acces pe bază de rol: datele sunt vizibile doar utilizatorilor cu rolul potrivit
- Infrastructură: servere în UE, acces restricționat la baza de date, sisteme active de detecție și blocare a intruziunilor, monitorizare continuă
Drepturile tale (GDPR)
În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679, ai următoarele drepturi:
- Acces: poți solicita o copie a datelor tale personale
- Rectificare: corectarea datelor inexacte (parțial direct din Profil)
- Ștergere: ștergerea datelor — vezi secțiunea următoare
- Portabilitate: primirea datelor într-un format structurat
- Opoziție și restricționare: te poți opune anumitor prelucrări
- Plângere: te poți adresa ANSPDCP (dataprotection.ro)
Pentru exercitarea acestor drepturi, folosește datele din secțiunea Contact.
Ștergerea contului Guard Fleet
Îți poți șterge contul Guard Fleet și datele asociate în orice moment, prin oricare dintre căile de mai jos:
- Din aplicație: deschide Profil → Șterge contul și confirmă. Ștergerea se aplică imediat.
- De pe web: autentifică-te pe platforma web a companiei → Profil → Șterge contul.
- Fără acces la aplicație (de ex. ai dezinstalat-o): trimite un email la contact@transcom-pharma.com cu subiectul „Ștergere cont Guard Fleet", de pe adresa de email a contului. Procesăm cererea în cel mult 30 de zile.
Ce se întâmplă la ștergere:
- Contul este dezactivat definitiv, iar datele de identificare — nume, email, telefon, fotografie de profil, adresa IP — sunt anonimizate imediat
- Token-urile de notificare push sunt șterse
- Înregistrările operaționale necesare evidenței interne și obligațiilor legale (de ex. foi de parcurs) se păstrează în formă anonimizată, fără legătură cu identitatea ta
- Poți cere separat eliminarea conținutului rămas (fotografii, istoric AI) — vezi „Cât timp păstrăm datele"
Notă: dacă ai o foaie de parcurs activă, aceasta trebuie închisă înainte de ștergerea contului.
Permisiuni solicitate de aplicație
Actualizări ale politicii
Putem actualiza această politică atunci când aplicația se schimbă; data ultimei actualizări este afișată în partea de sus a paginii. Modificările importante vor fi anunțate în aplicație.
Contact
Întrebări despre datele tale personale
Privacy Policy
How we collect, use, and protect your data
Last updated: 13 AUGUST 2026
Transcom Danmar SRL operates the Guard Fleet mobile app and its companion web platform, used by the company's employees and collaborators for fleet management. This page describes what data we collect, how we use it, who processes it, how long we keep it, and your rights — including how to delete your account.
Data we collect
- Identity and account data: first and last name, email address, phone number, company role, profile photo (optional)
- Sign-in and device data: authentication tokens, device information, push notification tokens, IP address and the approximate location derived from it (city/country) at sign-in
- Precise location (GPS): your phone's position, collected only while the app is open and in use — for the live map, route calculations, and finding parkings. The app does not collect location in the background. Vehicle positions come separately from GPS units installed on the vehicles.
- Content you create: attached photos (fuel receipts, checklists, reviews, scanned documents), trip sheets, refuels, activities, messages and files sent to the AI Assistant
- Activity logs: connect/disconnect events and actions performed in the app — for security, technical diagnostics, and internal records
- Video meetings: audio/video processed in real time on company-owned servers; a meeting may be recorded only with a notice shown when joining
How we use data
- Showing positions on the live map for fleet coordination
- Temperature alerts, safety alerts, and the panic (SOS) button
- Managing routes, parkings, trip sheets, and refuels
- Internal communication: notifications, video meetings, operational messages
- Operating the AI Assistant (see section 3)
- Security, fraud prevention, and technical diagnostics
- Improving the service and user experience
AI Assistant and AI providers
The app includes an optional AI assistant, available to accounts with access enabled. When you use it:
- Your messages, dictated text, and attached files/photos in the conversation, together with your name and role and the operational data needed to answer (e.g., positions, schedules, fleet data), are sent for processing to Anthropic PBC (the provider of the Claude model, processing in the US). Under Anthropic's API terms, submitted data is not used to train models.
- Voice playback of answers uses a speech-synthesis service operated by Microsoft (the answer text is transmitted to generate the audio).
- Image generation, when used, transmits the image description to an external generation provider.
- Conversations are stored on company servers, linked to your account, and can be reviewed by authorized administrators; they may be analyzed internally for usage and quality reports.
Recommendation: do not enter sensitive personal data into AI Assistant conversations unless it is necessary for the work purpose.
Who we share data with
We do not sell or rent your personal data. It is transmitted only to the following categories of recipients, strictly to operate the app:
- AI providers — Anthropic (AI assistant), Microsoft (speech synthesis), the image-generation provider — see section 3
- Map and routing services — to compute routes, distances, and addresses, relevant GPS coordinates are sent to services in the OpenStreetMap ecosystem (OSRM, Photon, Valhalla, Nominatim) and to the map-tile provider CARTO
- Google Firebase (FCM) — push tokens, to deliver notifications on Android/iOS
- Hosting — the app's servers are hosted by Hetzner, in the European Union
- Discord — operational notifications on the company's internal server (may include names and map links with positions)
- Public authorities — only where the law requires it
Video calls and meetings are not sent to third parties — they are processed entirely on company-owned servers.
Location, in detail
- When: your phone's precise location is collected only while the app is open and in use. The app does not collect background location and does not track your phone when the app is closed.
- Why: showing your position on the map for colleagues and dispatchers, route and distance calculations, finding nearby parkings.
- Who can see it: the company's authenticated users, depending on role (e.g., dispatchers on the live map).
- Vehicles: truck positions come from dedicated GPS units installed on the vehicles, independent of your phone.
- IP: at sign-in we keep the IP address and the approximate location derived from it (city/country), for account security and access logs.
How long we keep data
- While your account is active: account data and operational records (trip sheets, refuels, logs, AI conversations) are kept to operate the app and for the company's internal records.
- When you delete your account: identifying data is anonymized immediately (see Account deletion).
- Additional deletion on request: to remove remaining content associated with a deleted account (e.g., uploaded photos, AI conversation history), write to the address in the Contact section — we respond within 30 days.
Data security
- Encryption in transit: all communications use HTTPS/TLS
- Authentication: secure tokens, with per-device session management
- Role-based access: data is visible only to users with the appropriate role
- Infrastructure: EU-based servers, restricted database access, active intrusion detection and blocking systems, continuous monitoring
Your rights (GDPR)
Under Regulation (EU) 2016/679, you have the following rights:
- Access: request a copy of your personal data
- Rectification: correction of inaccurate data (partly directly from your Profile)
- Erasure: deletion of your data — see the next section
- Portability: receiving your data in a structured format
- Objection and restriction: you may object to certain processing
- Complaint: you may contact the Romanian supervisory authority, ANSPDCP (dataprotection.ro)
To exercise these rights, use the details in the Contact section.
Deleting your Guard Fleet account
You can delete your Guard Fleet account and its associated data at any time, through any of the paths below:
- From the app: open Profile → Delete account and confirm. Deletion takes effect immediately.
- From the web: sign in to the company web platform → Profile → Delete account.
- Without access to the app (e.g., you uninstalled it): send an email to contact@transcom-pharma.com with the subject "Guard Fleet account deletion", from the account's email address. We process requests within 30 days.
What happens on deletion:
- The account is permanently deactivated and identifying data — name, email, phone number, profile photo, IP address — is anonymized immediately
- Push notification tokens are deleted
- Operational records required for internal bookkeeping and legal obligations (e.g., trip sheets) are kept in anonymized form, no longer linked to your identity
- You can separately request removal of remaining content (photos, AI history) — see "How long we keep data"
Note: an active trip sheet must be closed before the account can be deleted.
Permissions requested by the app
Policy updates
We may update this policy as the app evolves; the date of the latest update is shown at the top of the page. Significant changes will be announced in the app.
Contact
Questions about your personal data